تحدّق إلى هاتفك صباحأ، وتفكّر حول الطريقة الأمثل للتواصل مع مديرك في العمل، "هل أبعث رسالة مكتوبة أم صوتية، أم هل أتصل بشكل مباشر؟"
مع تطور التكنولوجيا في عالم سريع الخطى، أصبح الاتصال السريع أمراً أساسياً، ومع ظهور تطبيقات الرسائل النصية والمراسلة، برزت أهمية وجود ما يسمى بـ"آداب التواصل"، كإرسال رسالة نصية بدلاً عن ترك رسالة صوتية.
بعض القواعد والآداب
هناك بعض الأشياء التي عليك أخذها في عين الاعتبار قبل إمساك الهاتف وهي، وفق صحيفة "ديلي ميل".
-أرسل دائماً رسالة نصية قبل الاتصال
تنص آداب العصر الحديث على أنه يجب عليك دائماً إرسال رسالة نصية إلى شخص ما قبل الاتصال به، وذلك لتجنب رفض مكالمتك الهاتفية في حال كان الشخص مشغولاً أو بمكان لا يسمح له بالرد.
يمكنك إرسال رسالة نصية قبل دقائق من الاتصال لتسأله ما إن كان يملك وقتاً للتحدث أو يرغب بتأجيل المكالمة لوقت لاحق، إنه سؤال بسيط: "هل يمكنني الاتصال بك خلال 10 دقائق؟"
إحدى القواعد الكبيرة هي أنه كلما كنت أقرب إلى شخص ما، قل تطبيق القواعد عليك وعليه.
-آداب المتلقي
لا تقتصر آداب الهاتف على المرسل فقط، هناك بعض القواعد المخصصة للمتلقي أيضاً، فإذا اتصل بك شخص ما في وقت غير مناسب لك، فمن مسؤوليتك عدم الرد عليه وإخباره بالسبب.
ليزي بوست، خبيرة الآداب والرئيس المشارك لمعهد "إميلي بوست"، قالت لصحيفة واشنطن بوست: "لدينا جميعاً سيطرة على هواتفنا ويمكننا أن نقرر ما إذا كان هذا هو الوقت المناسب للرد عليها".
إذا كنت قلقاً من أن تبدو فظاً مع المتصل، ما عليك سوى الرد بـ"سأتصل بك بعد قليل" برسالة نصية.
-قاعدة للمتصل
إذا لم يرد شخص ما على الهاتف، فلا تتصل به على الفور مرة أخرى إلا إذا كانت هناك حالة طارئة.
إذا كانت الحالة طارئة، أرسل لهم رسالة نصية أو صوتية وأخبرهم بذلك.
-عبر عن مشاعرك واكتب الحقائق
جميعنا مر بمواقف حيث فسرت نصوصنا بشكل غير صحيح من قبل المتلقي وتسببت لنا بتوتر ومشكلات كنا بغنى عنها.
يقترح خبراء الآداب، الاتصال قبل التحدث عن شيء يتضمن التعبير عن الأفكار أوالمشاعر، وإرسال الرسائل النصية عندما تكون المعلومات مجرد حقائق.
مكبر الصوت ليس للاستخدام العام
تجنب استخدام زر مكبر الصوت عندما تكون في الأماكن العامة لتجنب إزعاج الآخرين.
إذا كنت تجري مكالمة، سواء كانت مكالمة صوتية أو مكالمة فيديو أو حتى على ساعتك الذكية، فاستخدم سماعات رأس عالية الجودة أو انتظر حتى وقت لاحق، ففي بعض الأحيان، لا يكون استخدام سماعات الرأس كافياً لأنه لا يزال بإمكان الأشخاص سماع ما تقوله.
إذا كنت في مكان مزدحم مثل مكتب أومتجر، تذكّر أن تراعي المساحة الشخصية للآخرين ومدى ارتفاع صوتك.
أوضح أحد خبراء الآداب أن الوقت المناسب الوحيد لترك رسالة صوتية هو عندما يكون الشخص الآخر سعيداً حقاً بسماع صوتك.
لا تستمر في التحرك في مكالمة فيديو
عندما تجري مكالمة فيديو، من المهم أن تبقي وجهك وجسمك في كامل التركيز.
يقول الخبراء إنه يجب عليك وضع هاتفك أوالكاميرا في وضع مستقيم وبطريقة تظهر وجهك بالكامل على الشاشة والبقاء في مكان واحد حتى انتهاء المكالمة.
إذا كنت بحاجة إلى التحرك أو المشي أثناء التحدث، فانتقل إلى مكالمة صوتية لتجنب إرباك الشخص الآخر.
الرسالة الصوتية قد تؤدي إلى الإحباط أو القلق
تقول شوندا موراليس، مدربة اليقظة الذهنية، في لوس أنجلوس: "يمكن أن تكون رسائل البريد الصوتي مخيفة وتستغرق وقتاً طويلاً (…) يمكن أن يشعر الناس وكأنهم مضطرون إلى إضفاء طابع شخصي أو أن يكونوا رسميين بشكل مفرط في رسالتهم، الأمر الذي قد يؤدي إلى القلق أو الإحباط".
ونتيجة لذلك يلجأ العديد من الأشخاص إلى الرسائل النصية كوسيلة أكثر فعالية.
تضيف موراليس:"من خلال الرسائل النصية، يمكنك أن تكون أكثر رسمية ومباشرة، وتستطيع التعبير عن نفسك ونقل نبرة صوتك وعواطفك من خلال الرموز التعبيرية أو الصور المتحركة".
الاتصال ضروري في بعض الحالات
هناك حالات تكون فيها المكالمات الهاتفية ضرورية، مثل العمل أو حالات الطوارئ.
في تلك الحالات، يوصي خبراء الآداب، بإرسال الرسائل النصية أولاً للسؤال عما إذا كان من المقبول الاتصال أم لا.
يقول مدرب آداب الأعمال في لوس أنجلوس، شوناج شانون: "إن إرسال رسالة نصية سريعة مسبقاً يمنح الشخص الآخر فرصة للرد والاستعداد للمكالمة (…) ويتعلق الأمر باحترام وقت الشخص الآخر وتفضيلاته".
ما أهمية الرسائل الصوتية؟
رغم الاتجاه نحو إرسال الرسائل النصية، لا يزال البعض يرى أهمية لترك رسائل صوتية.
تقول عالمة النفس المقيمة في لوس أنجلوس، الدكتورة جينيفر تايتز: "يمكن أن توفر رسائل البريد الصوتي سياقاً أو معلومات مهمة لا تستطيع الرسالة النصية توفيرها… إنها طريقة لإظهار اهتمامك بشخص ما وبذلك جهداً للتواصل معه".
ورغم تلك التفضيلات، يعتمد الاختيار بين إرسال رسائل نصية أو الاتصال على المواقف الفردية.
ونظراً لأن الرسائل النصية أصبحت وسيلة الاتصال المفضلة، فمن المهم التكيّف مع آداب المكالمات الهاتفية الجديدة والتفكير في إرسال الرسائل النصية بدلاً من ترك رسائل صوتية.
الكلمات المفتاحية